Електронната поща, позната като имейл е инструментът, който от години насам променя начина на комуникация. От 1965, когато възниква, имейлът служи за обмяна на кратки официални и неофициални съобщения. С развитието на технологиите неговата употреба все повече се задълбочава и нараства. Имейлът започва да се използва не само като средство за изпращане на е-писма, а и за изпращане (споделяне) на цели документи, изпращане на кратки съобщения, препращане на информация и документи и други. В резултат на това пощенската кутия се превръща в място, където трудно откриваме информация, препълва се, налага се да я архивираме, а от тук работата се затруднява още повече. Можем ли да избегнем това? И можем ли да работим по-ефективно, като избягваме имейла като основно комуникационно средство?
Съществуват различни начини с помощта, на които можем да оптимизираме работата си с имейла, следствие на което да започнем да го използваме по предназначение. Единият от тях е, в максимална степен, да се възползваме от предимствата и възможностите на другите налични инструменти за съвместна работа. Разбира се, интеграцията между споменатите е задължителна, за да се постигне желания положителен резултат.
Първите три базови стъпки, към по-ефективна работа с имейла са насочени главно към това какъв тип информация изпращаме.
Имейлът като кратко съобщение. Имейлът е кратко официално съобщение, което изпращаме до един или повече хора. В голяма част от случаите имейлът носи стойност, т.е. носи някаква важна информация, която може да послужи като доказателство за свършена работа. В случаите, когато изпращаме кратки неофициални съобщения, на които искаме да получим отговор на момента, можем да използваме алтернативни начини на комуникация: напр. корпоративния чат. Последният дори ще ни „покаже” къде се намира колегата, дали е зает, дали може да отговори на момента. Дори към чат сесията, можем да добавим друг колега, чието мнение е важно. По този начин избягаме изпращането на ненужни имейли, а пощата е по-подредена.
Имейлът като инструмент за изпращане на прикачени файлове. В голяма част от случаите, в които изпращаме имейл, се налага да се изпращат/ препращат тежки прикачени файлове, които ненужно пълнят пощенската кутия. Как можем да избегнем това? Съществуват софтуерни решения за организиране и споделяне на ежедневна бизнес информация, които посредством конектори с корпоративния имейл, помагат за бързото и лесно управление на документи. Посредством линк всеки един от колегите има достъп до нужния документ. Последният може да бъде прегледан, редактиран или свален на собствения компютър без цялата тази информация да минава през пощенската кутия.
Имейлът като инструмент за проверка на текст. Когато работим в екип, се налага многократно да редактираме текст. В тези случаи препращането на последната версия към целия екип, освен, че внася смут, води до неяснота кой какво точно е редактирал и кога. Съвременните начини за редактиране и споделяне на съдържание познати като Уики (Wiki) дават нужната свобода и удобство за работа върху един документ от много хора. Уикитата са инструментите, които пазят историята на документа, „показват” актуалната версия и осигуряват достъп до съдържанието независимо от времето и мястото.
Тези и още много други случаи в работата си с имейл пощенската кутия можем да оптимизираме. Веднъж изпробвани, те неминуемо ще допринесат за по-ефективната работа в екипа, а от там на цялата организация. Първата крачка обаче към този път трябва да направи служителят. Той е този, който трябва да положи нужните усилия, да пречупи мисленето си и да избере най-краткия път към по-ефективната съвместна работа.
Из Lotus Review, бр. 5
Няма коментари:
Публикуване на коментар