Всяка компания (дори и Вашата) внедрява софтуерни решения, с помощта на които изпълнява ежедневните си бизнес дейности. Но до колко успешно и пълноценно ще се работи с новия софтуерен продукт зависи от начина, по който той се възприема, усвоява и използва от служителите в организацията.
Голяма част от новите проекти не успяват именно, защото потребителите не са видяли т. нар. "What's in it for me?" и не са "прегърнали" идеята за новия начин на работа. Самият процес на усвояване започва, когато служителите сами видят, че новото решение им носи нетна стойност. Важно е потребителят да не изпиттва недоволство, когато използва софтуера и да е щастлив, че вече няма да работи по стария начин.
Социалният софтуер за бизнеса е съвременен начин, по който служителите комуникират, споделят информация и знание и работят в екип. Именно, защото е нов начин, по който потребителите разменят и взимат това, което има трябва от бизнес информацията, е важно да знаем кои са стъпките при усвояването му:
1. Намерете болките в организацията и ги излекувайте.Социалният софтуер за бизнеса решава голяма част от ежедневните злободневни проблеми. Обобщено последните могат да бъдат обединени в три групи:
Имейл. В голяма част от организациите имейлът е единственото средство за комуникация. Той служи за изпращане на официални и неофициални съобщения, изпращане на файлове и съдържание, съвместна работа по проекти, редактиране на съдържание и пр. В един момент се оказва, че служителите по цял ден препращат имейли помежду си, а информацията и съдържанието, което създават и обменят, остава достъпно само за един потребител.
Допитайте се до колегите си, дори запитайте самите себе си - Ефективно ли изпозлвам имейла и как мога да избегна тежката имейл комуникация?
Знание. Успявате ли ефективно да използвате знанието, което се генерира в организацията? Знаете ли кой колега може да Ви помогне в казуса, който решавате в момента? Знаете ли кой колега (във вашия отдел или отдела в другия офис) има познания по програмата, с която се мъчите вече час? Дори може да не подозориме, че служител от другия екип вече се е сблъсквал с проблема, който стои на дневен ред и може да ни помогне.
Запитайте се - Имаме ли единно място, където можем да споделяме идеите си, да обсъждаме повдигнати въпроси, да търсим или питаме за информация?
Според изследване на IBM само 13% от служителите на една компания могат да намерят колега, който притежава точно определени познания, а всеки служител сред на ден губи по 2 часа в търсене на информацията, която му трябва.
Статус, задачи и дейности. Ефективно ли управляваме собственото си време и това на колегите? Запитвали ли сте се - знаят ли колегите ми по какво работя в момента, какво съм свършил, в какви проекти съм включен? Когато ние самите управляваме проект, колегите ни знаят ли сроковете, точните си задачи, знаят ли стауса на проекта, имат ли достъп до най-актуалната информация и документи и пр.?
Подробно разгледайте и разсъждавайте върху споменатите групи проблеми и се съсредоточете върху решаването на този, който оказва най-голямо влияние върху ефективността на работата.
2. Намерете хората.Дали усвояването на новата Social Software платформа за бизнеса в организацията е успешно зависи от хората, които първоначално са включени в проекта. Намерете тези служители, които са ентусиазирани и искат да допринесат за успеха на компанията, да я направят отворена и ефективна. Такива хора са:
- Служители, които лесно се интегрират и комуникират с останалите от компанията;
- Служители, които имат уважението на останалите от компанията;
- Служители, които се интересуват от новите технологии.
Важно е да намерите и лидер на проекта, който да следи за изпълнението на етапите и ръководи "екипа".
Ако стимулирате и възнаградите най-активните и добрите от ангажираните по усвояването на социалния софтуер за бизнеса, ще ги мотивирате още повече и резултатите ще бъдат още по-добри.
3. Създайте съдържание, от което да се извлече знание.Служителите няма да могат да видят плюсовете на социалния софтуер за бизнеса ако в него няма съдържание. В тази връзка ангажираните в проекта трябва да представят решението пред компанията, след което да помогнат в създаването на следните видове съдържания:
- Изграждане на пълен профил на служителя - от името до опит и интереси;
- Тагване на собствения профил, както и на тези на колегите. Нека всеки служител тагне поне 5 свои колеги;
- Добавяне на полезни линкове, истории, новини;
- Публикуване на статус за деня;
- Създаване на общности от интереси, които да обединят потребителите. В тези Общности стартирайте дискусии, обсъждайте теми;
- Публикуване на стандартна корпоративна документация - доклади, инструкции, заповеди, процедури и пр.;
- Създаване на корпоративна общност, до която да имат достъп всички потребители и в която под различна форма ще се публикува и споделя съдържание.
Тук стимулите за най-активен участник също ще мотивират и ще извлекат най-творческото от ангажираните.
4. Използвайте съдържаниетоСлед като създадете съдъжание - използвайте го! Коментарите, тагването, оценяването, препоръчването на всяко едно по вид съдържание е ценно за всички служители. Така най-доброто и полезно съдържание ще стигне да тези, които имат нужда от него. Таговете ще помогнат много в търсенето на информация и експертиза.
Ако използваният Social Software за бизнеса го позволява, интегрирайте социалния софтуер с наличната корпоративна комуникационна платформа.
5.Обучение и правила на работа.Важно е лидерите в проекта за вдъхнат ентусиазъм в останалите посредством вътрешнофирмено обучение, раздаване на инструкции за ползване. Ако компанията има правила на работа, е желателно да се напише наръчник с правила за работа със социалната платформа за бизнеса.
Inspiration from:http://gigaom.com/collaboration
http://www.gartner.com
http://mashable.com
