Какво означава колаборация?

... да предприемеш действие за разрешаване на дадена задача със свои зания и опит, да го споделиш и комуникираш с някого, да стигнете до съгласие и заедно да постигнете по-добър резултат.

Добави в Svejo

Кой е водеща фигура в колаборацията?

Хората, тяхното мислене и начин на работа "правят" работата в екип (колаборацията).
Попаднах на интересна статия на тема: "People Make the Collaboration, Not the Tools - But Tools Have a Friction Profile", която си заслужава четенето от всеки, който иска да работи продуктивно. Бих искала да споделя един абзац от нея:
" A second example is when a team is using email to collaborate on documents, such as proposals or contracts. When email messages are flying left, right, and center, the friction profile includes having to keep a personal watch over everything that comes in, the never-ending lingering worry that you’ve missed out on part of the conversation, the inability to know if you actually have the latest edition of a document or not, and the need to keep sending around updated versions of the document to everyone involved. For such a team, there are alternative ways of collaborating on documents, that don’t involve email. It could be a Google Doc or something similar that enables online editing. The document could be stored in a SharePoint document library, supporting check-in and check-out. Depending on the approach selected, the friction profile will differ. With Google Docs, you have to use a web browser for writing (which is quite different for people), and offline editing is not supported. With a SharePoint document library, the friction profile includes aspects such as the separation of the conversation about the status of the document from the document itself (making it more difficult to correlate current action with the document), and depending on how it has been set up, the need to access a different document library for different documents (which adds to the confusion)."

Добави в Svejo

Кои са петте вида колаборация?

Колаборацията, сътрудничеството или работата в екип е акт на съвместна работа във връзка изпълнението на дадена дейност и постигането на резултати. Колаборация може да има във всяка една сфера на дейност и процеси, при които хората работят заедно. Изследванията и проучванията на процеса на колаборация стават все по-интензивни през последните години с развитието на софтуерните технологии. Дизайнери, мениджъри и учени от различни области се стараят да създадат по-използваеми и ефективни среди и методи за сътрудничество и да използват правилните канали на комуникация.

Предмет на настоящата статия е работата в екип в организацията и различните начини, по които тя може да бъде постигната.

Имейл колаборация: Имейлът е най-ниското ниво на работа в екип. Включва, както се подразбира, използването на имейл (CC, прикачени файлове, текстове), чат, SMS.

Работа в екип върху съдържание. Включва създаване и редактиране на информация. Този вид колаборация е най-ефективен, когато документите се съхраняват онлайн, могат да се достъпват независимо от времето и мястото, а инструментите за работа в екип да включват няколко канала: форум, коментар, работа с MS Office,

"Conversation Centric Collaboration". Този тип колаборация има за цел да генерира разговор около определена тема, като в същото време даде възможност да се включат неограничен брой хора независимо от мястото, на което се намират. Този вид работа в екип успешно "създава" "knowledge" база, а инструментите включват: блогове, уикита, чат и пр.

Работа в екип около процес. Всяка организация управлява дейността си с помощта на работни процеси. Колаборацията в този случай се изразява в това да се добавят инструменти, които да подпомагат работата в екип, а именно: дискусии, възможност за изпращане на файлове, линкове, създаване на екипни работни пространства и пр.

"Collaborative Management" е координацията и управлението на програми, проекти или процеси посредством т.нар. екипни работни пространства, екипни календари и "social" инструменти.

Добави в Svejo

Как да изберем "social collaboration" софтуер за организацията?

Във времето, когато социалните мрежи са бум в комуникацията между хората, в организацията служителите започват да налагат различен начин на работа в екип. Ефективната колаборацията се постига посредством правилните инструменти.

Попаднах на статия, която искам да споделя с Вас на тема "Let's get metaphysical about enterprice collaboration", в която авторът разглежда няколко въпроса:

• Какво означава Колаборация/ работа в екип?
• Кой е подходящият софтуер за постигане на ефективна работа в екип?

Искам да споделя с Вас част от статията:
Какво означава точно думата "Collaboration"?: постигане на общи цели и изпълнение на работа със значително по-високо качество. Това е така, тъй като в решаването на "задачите" участват много хора, събира се т.нар. "the wisdom of the corwds", а всичко това се обединява на едно място, посредством различни комуникационни канали.

Основният въпрос при избора на социален софтуер за бизнеса е: Кой стои в центъра? Разбира се, това са хората! Хората, които създават съдържание. Съдържание, което включва - задачи, документи, данни, знание, информация, коментари, ключови думи, размяна на имейли и незабавни съобщения - чат и пр. Цялото това съдържание е неструктурирано. Целта на социалния софтуер за бизнеса е да структура цялата тази информация. Т.е ефективната колаборация се постига, когато са включени всички комуникационни канали, а не когато програмата е съсредоточена само върху едно от тях. Пример Sharepoit, който залага на document management.

Ще завърша с един цитат: "If you want the system you select to get used, make sure it's flexible enough to handle a multiplicity of work products, to add structure where needed to tame inherently unstructured comments and feedback; to provide a platform that facilitates unstructured comments and conversation on any work activity; and to act as a portal to unify our online collaborative experience."

Добави в Svejo

Социалният софтуер - решението на бизнес предизвикателствата

Социалният софтуер е повече познат като Social Software/ Social Networking/ Social Computing. Обединява Уеб 2.0 услуги като социални мрежи, блогове, уикита, уиджети, форуми, RSS и др. Може да бъде срещнат и като понятието Enterprise 2.0. Той има за цел да улесни потребителите в създаване на мрежа от контакти, размяна и споделяне на информация, комуникация, провеждане на интерактивна съвместна работа. Поради множеството си предимства и възможности социалният софтуер намира широко приложение както в личната, така и в професионалната работа.

Бизнес социалната мрежа изгражда динамична мрежа от връзки между служители, клиенти, партньори и доставчици. Осигурява на компанията защитена платформа с всички необходими инструменти за по-ефективна работа в екип и споделяне на информация под различна форма. Създава благоприятна среда за управление и повторно използване на най-доброто от споделеното корпоративно знание. Основните възможности на социалния софтуер се свързват с подпомагане изграждането на връзки, маркетирането, продажбите, предоставянето на услуги, изпълняването на задачи, набирането на персонал, обучението, комуникациите и производството.

В зависимост от вида членство и целите, Gartner разделя социалните мрежи на три вида:

• Social Software in the Workplace. Когато социалната мрежа свързва само служителите и обслужва вътрешните нужди на една компания, тя се нарича бизнес социална мрежа за организацията или Social Software in the Workplace. Членството е ограничено в рамките на организацията, а предпочитаният модел на инсталация е на място при клиента (on-premise). Възможен е и "hosted" модел, при който софтуерът е инсталиран извън инфраструктурата на клиента. Към този вид социален софтуер Gartner класифицира решенията на доставчици като IBM, Socialtext, Atlassian.

• External Social Software. Когато социалната мрежа свързва служители, клиенти, доставчици и партньори, то тя обхваща главно средата извън организацията. Този вид социална мрежа се нарича бизнес социална мрежа извън организацията или External Social Software. В нея може да членува всеки след попълване на регистрационна форма или след одобрение от страна на създателя. Възможностите за инсталация са „on-premise”, „hosted” или SaaS. Последният се нарича софтуер като услуга, при който потребителят плаща месечна вноска за софтуера и няма право на собственост върху него. Към External Social Software Gartner класифицира: Awareness, Communispace, Lithium, Flux.

Съществуват и т.нар. социални мрежи от смесен тип - социални мрежи, които могат да бъдат отворени както навътре за самата компания, така и навън за клиентите, партньорите и доставчиците. Към този вид мрежи спадат: Jive, Microsoft, Mzinga, Tellinget.

• Public Social Software. Публичните социални мрежи, които имат отворено членство спадат към т. нар. Public Social Software. При тях членството е отворено - с или без регистрация. В по-голямата си част моделът на ползване е SaaS. Предлагат се и безплатни решения, но с известни ограничения във вида на ползваните услуги. Към този вид социални мрежи спадат Facebook, Blogger, LinkedIn, Twitter, You Tube и пр.

Добави в Svejo

Как социалният софтуер помага в решаването на най-често срещаните бизнес предизвикателства? (cont.)

Бизнес предизвикателствата пред висшето ръководство

Докато генералната цел на компанията е свързана с постигането на по-високи резултати и разрастване на бизнеса, предизвикателствата, които стоят пред C-level мениджърите са свързани с оптимизиране на работните процеси и екипната работа, по-бързото взимане на информирани решения и осигуряването на достъп до важна информация "по заявка". Ето най-често срещаните предизвикателства пред маркетинг и HR мениджърите, ръководителите бизнес звена и управителите.

CME

• оптимизиране на вътрешните комуникации;
• подобряване на двустранната врзъка с клиенти;
• откриване и повторно използване на материали (оферти, презентации) и добри практики;
• единна място за обсъждане и събиране на идеи;
• управление на кампании

LOB мениджъри:

• по-добра комуникация и стиковане на задачите между членовете в екипа и между самите екипи;
• място за обсъждане и събиране на всички мнения и идеи за нови продукти и услуги, подобряване качеството на съществуващите;
• по-ефективна съвместна работа;
• оптимизиране на производството/ изпълнението на услугата/ продукта;
• съкращаване на времето за пускане на нов продукт.

CHRO:

• нужда от подобряване връзката и комуникацията между поколенията (поколенията Y и X и т.нар. baby boomers);
• социализиране и приобщаване на новопостъпилите;
• улесняване комуникацията и обмяната на информация между т.нар. „peers”;
• управление и съхраняване на знанието;
• управление на талантите. Оценка степента на ангажираност към компанията, приноса, навиците за споделяне и помагане на колеги и пр.

CEO:

• разрастване на бизнеса;
• подобряване на ефективността на работа в организацията;
• по-висока продуктивност чрез по-бързо и качествено изпълнение на задачите и взинаме на навременни информирани решения;
• по-висока възвръщаемост на инвестициите;
• правилно управление и оползотворяване на наличните активи в компанията.

cont.

Добави в Svejo

Как социалният софтуер помага в решаването на най-често срещаните бизнес предизвикателства?

Развитието на технологиите постоянно предоставят на хората нови начини за работа и комуникация. Историята помни въвеждането на иновации като телефон, факс, имейл, мобилен телефон. Всички те първоначално са били възприети недоверчиво, но с времето са станали неизменна част от ежедневието и работата на хората. Никой не може да си представи деня без да използва поне едно от споменатите както в личния живот, така и в работата.

Social Computing, Social Software, Social collaboration или т.нар. социален софтуер/технологии възникват началото на века. Първоначално те са задоволявали отделни нужди и най-вече са служели за връзка между хората, забавление, споделяне на лична информация и пр. Постепенно възникват безплатни бизнес мрежи като LinkedIn, XING, Plaxo. Появяват се услуги за създаване и управление на общности от интереси като Yammer. Възникват отделни Уеб 2.0 услуги като форуми, микроблогинг, фиид четци, видео споделяне и пр. Всички те оказват влияние върху начина, по който потребителите управляват и използват информацията в интернет както за лични, така и за бизнес цели.
Тъй като все по-голяма част от информацията се разпространява и достъпва онлайн, служителите започват да използват уеб базирани решения. Голяма част от служителите са в движение, налага се да работят извън офиса. Така потребителите не са ограничени от времето и мястото. Младото поколение, което вече е в трудоспособна възраст, е свикнало постоянно да е онлайн, да споделя и коментира информация.То очаква да прилага в работата си последните технологии и ако не ги намери, започва да използва наличните в интернет пространството.

Бизнес предизвикателствата пред компанията

Бизнес предизвикателствата пред компаниите нарастват. През последните години те оперират във все по-високо конкурентна среда. Бързата реакция и адаптация към промените, навременното взимане на информирани решения се превръщат във фактор номер едно в борбата за първото място. За да запази и увеличи приходите си, организацията трябва да предлага най-актуалните, модерни и качествени продукти и услуги. Географки разпръснатите офиси и екипи и мобилната работна сила имат нужда от постоянен достъп до ключова бизнес информация и споделено знание, както и от набор инструменти за осигуряване на ефективна съвместна работа.
Наред със споменатите предизвикателства, компаниите имат за задача да се справят и с тривиални бизнес болки като:

• Препълнена пощенска кутия. Най-често използваният комуникационен канал - имейлът се използва за изпращане на различна по вид информация - формална, неформална. Към неформалната спадат съобщения от типа IM (чат), съдържание, върху което се работи в екип (ко-авторство), прикачени файлове. Този вид информация остава достъпна само за един човек, а работата неефективна. Търсенето отнема доста време. Файловете и съдържанието, върху което се работи в екип не се съхраняват на едно място, което затруднява достъпа и редактирането. Служителите не са сигурни, че работят с най-актуалната версия.

• "Versioning" аневризъм – или липса на решение, което да управлява създаването и редактирането на документи. В повечето случаи служителите не знаят с коя версия на документа работят. Това довежда до объркване, загуба на време и неефективен работен процес.

• Синдром – кой-кой е в организацията? В по-голяма част от случаите служителите не знаят нищо за колегите си, не знаят какви знания притежават, с какво могат да им помогнат, а и нямат инструментите, посредством, които да ги намерят.

• "Total Mess of Information" или изгубени в превода. Служителите са претрупани от информация и не знаят къде могат да намерят това, което търсят. Добрите идеи остават незабелязани и несподелени. Липса на място за споделяне и дискутиране на мнения и опит, които впоследствие могат да се превърнат в ключови стратегии за спечелване на нови клиенти.

• Разпилени хора, мисли идеи. Географски разпръснатите офиси и екипи и нарастващата мобилна работна сила са пречка в комуникацията и провеждането на ефективна съвместна работа.

• Проектите и задачите изостават и се забравят. Когато служителите не са подробно запознати със задачите си, не знаят сроковете и нямат достъп до цялата информация по организация на събитието или проекта, тогава изпълнението се затруднява.

cont.

Добави в Svejo

Why Middle Management Should Fear Social Media

Социалните медии все повече навлизат, не само като маркетинг инструмент, но и като социална корпоративна мрежа в организацията. Социалният софтуер за бизнеса взима познатите уеб базирани инструменти, обединява ги в една защитена платформа и ги предоставя на организацията за по-ефективна работа в екип и комуникация.
Едно от предимствата на social software for business е постигането на т.нар. прозрачност, премахване на както чисто физическите бариери, така и на бариерите между редовите служители и мениджърите. Някои колеги споделят, че това реално ще премахне нуждата от мениджърите-посредници, ръководители на звена, които "предават" информацията нагоре:

"But if you are a middle manager, social managing might not be such a great thing. As George writes in HBS Working Knowledge:

“The biggest threat presented by social networks is to middle managers, who may become obsolete when layers of managers are no longer needed to convey messages up and down the organization. The key to success in the social networking era is to empower the people who do the actual work — designing products, manufacturing them, creating marketing innovations, or selling services — to step up and lead without a hierarchy.”

Аз лично не съм съгласно с това, защото тяхната роля е не само да предават информацията, но и да я обобщават, да дават предложения, да я анализират и пр. Вие какво мислите?

Добави в Svejo

Is Your Enterprise Socially-Networked Or Just Your Employees?

Статията на Rawn Shah в Forbes разяснява разликата между това: компанията да е socially networked и работата на служителите от early adopter group.
Няма да описвам разликите, ще споделя таблицата от самата статия... - Резултатът - служителите в socially networked компанията изпъляват задълженията си много по-лесно и бързо. Но, разбира се, не трябва да забравяме, че все от някъде трябва да се започне, а това е... early adopter екипа в компанията. Неговата роля е от особено значение.

Table 1: Some differences between Early Adopter groups and a Socially Networked Enterprise

	Early adopter group	A Socially Networked Enterprise
- Venues for social interaction	Few, or concentrated within a few areas	Possibly many distributed venues for different reasons
- Activity	A lot of activity and content within a few places	the average person interacts more frequently overall, but it is distributed across more places
- Excitement level	High excitement, but localized within some venues	Varies and can seem low, or loosely distributed
- Why	It’s the new thing!	It’s what I do to get my work done
- Innovation level	Using this environment displays me as an innovator	Using the social enterprise platform in itself doesn’t make me innovative, but it is what I can produce with others over it.
- How far do I need to be from the ‘real action’?	One or two degrees away from the specific people involved	Doesn’t matter.
- Types of relationships	Emphasis on Bonding: “One of Us”	Emphasis on Bridging: “Across the org”
- Delivers value when…	You know the people involved	You can ask just about anyone
- Overhead of relationships	Need to get to know a number of people well: high overhead on maintaining relationships on a regular (daily, weekly, or monthly) basis	Need to know lots of people but don’t need to maintain relationships that regularly with many
- Consensus forming	Easy for common interests; possibly falls into groupthink	May be hard to do, even with sufficient consensus and communication tools

Статията продължава с въпроса: Дали нашата компания е минала етапа на early adopters.... - тук в помощ идва internal social анализа - колко често хората взаимодействат помежду си, как работят в екип и пр....

В началото на статията авторът дава два примера/разликите/ за служители, които работят с/без помощта на social software.

---

Is Your Enterprise Socially-Networked Or Just Your Employees?

Добави в Svejo

Worker models за Enterprise 2.0

С развитието на технологиите се променя и начина на работа на служителите. От AIIM дават стъпките през, които е минал служителя (съответно начина на работа и използваната техология), за да достигне до Enterprise 2.0.

Enteprise 1.0:
- Islands of Me: В работата характерни са - протекционализмът, изолацията, йерархичното управление. Технологията - отделни неинтегрирани приложения, ръчна интеграция, несподелени "библиотеки".

- One-way Me: Начин на работа - еднопосочно (почти насилствено) споделяне, затворени общества, в които ако искаш да членуваш, трябва да спечелиш доверието, дирижирани екипи.технологията - отделни работни процеси, полусподелени "библиотеки", communication-насочени канали.

- Team Me: Начин на работа - споделени "библиотеки", екипите започват да играят важна роля, служителите започват да търсят знание, cross-team съвместна работа, вътрешен канибализъм, изключително насочени навътре, зачитат се най-добрите практики. Технология - формиране на интранет и екстранет, работа в екип, интегрирани работни модели.

Enterprise 1.5
- Proactive Me: Начин на работа - push-pull (искане и даване), модулно споделяне на информация, полуавтоматизирана работа в екип. Технологията - уеб персонализация, портали и dash-бордове, B2B пазари.

- Two-way Me: Начин на работа - проактивно създаване на Общности, ръководството има интерес да управлява знанието, strategic collaboration, полупрозрачност. технологията - SOA, social networking, таксономия, open source.

- Island of Me: Начин на работа - социално отворени, формиране на виртуални екипи, фокус върху B2C. технологията - SOA, модулни приложения с възможност за настройка, съвместна разработка на съдържание, използване на социален софтуер.

Enterprise 2.0
- Extended Me: Начин на работа - прозрачност, възможност за настройка, активно участие (съпрочастност) в работата, винаги на линия. технологията - интеграция, модулно програмиране, внедряване на социален софтуер.

Добави в Svejo

Моделите на работа в Enterprise 2.0

Вече има и куросове, които да ни обучават на Enterprise 2.0! (не мога да повярвам, но сигурно има смисъл), а именно как да работим с уикита, блогове, mashups, социални мрежи, feeds, collaboration и пр. И какви са worker models в Enterprise 2.0?:)
Освен това накрая на курса получаваме:
- List of applicable standards and guidelines
- List of recommended reading (e.g., Wikinomics, Everything is Miscellaneous, Net Work)
- List of Enterprise 2.0 solutions providers
- List of blogs, wikis, feeds relating to Enterprise 2.0
- List of court cases where Enterprise 2.0 was a significant issue
- List of business cases where Enterprise 2.0 was a significant issue
- Glossary of Enterprise 2.0 terms and acronyms


AIIM Enterprise 2.0 Practitioner Online Course

Добави в Svejo

Gartner Identifies Top Ten Strategic Technologies In 2011 - Smart Office

Сред 10-те топ техологии определени от Gartner за 2011 са:
- cloud computing
- social communication & Collaboration
- Video
- Social Analytics

Gartner Identifies Top Ten Strategic Technologies In 2011 - Smart Office

Добави в Svejo

Как компаниите се възползват от Web 2.0?

McKinsey Global са направили изследване измежду 1700 executives на тема Web 2.0. Основният въпрос, отправен към респондените бил": Каква е стойността на Web 2.0 приложенията за компанията? Разглеждат се три сценария - приложение на Web 2.0 в организацията, приложение извън организацията за връзка с клиенти и приложение извън организацията за връзка с доставчици, партньори и експерти.

Резултати от изследването при използване на Web 2.0 в организацията:

Какви резултати е показало изследването във връзка използванеотна Web 2.0 в организацията?
1. По-бърз достъп и споделяне на знание.
2. Съкращаване на разходите за комуникация.
3. По-бърз достъп до експерти в организацията.
4. Съкращаване на разходите за транспорт.


Кои са най-често използваните Web 2.0 инструменти вътре в организацията?
1. Video sharing.
2. Блогове.
3. Social netwroking - свързване между хората.
4. Уикита - създаване, редактиране и управление на съдържание.
5. Podcasts.
6. Оценка на публикациите.
7. Тагване.
8. Възможности за комуникация peer-to-peer.
9. Microblogging.
10. Използване на композитни приложения - mashups.


В кои сфери на бизнеса приложението на Web 2.0 решенията работят най-много за работата в компанията?
1. Високотехнлогични и телеком - 75%
2. Бизнес, адвокатски, професионални услуги - 62%
3. Производство - 52%
4. Финансов сектор - 51%



До каква степен Web 2.0 приложенията се изпозлват в организацията?
1. Използвам 3 или повече Web 2.0 приложения - 72%
2. Повече от 31% от служителите използват поне 1 Web 2.0 приложение


Как компаниите се справят с усвояването на Web 2.0 услугите в организацията?
1. 75% интегрират Web 2.0 услугите в изпълнението на ежедневните задачи на служителите.
2. 59% от лидерите заемат ключова роля в усвояването на Web 2.0.

Добави в Svejo

За какво да използваме и неизползваме Social Software for Business?

Социалният софтуер за бизнеса би донесъл стойност за организацията само ако служителите знаят как да го използват. от една страна това включва целите, които си е поставила организацията преди да внедри социалният софтуер за бизнеса, а от друга участието на самите служители в ежедневния социален живот на компанията.

В голямата си част компаниите създават правилник за ползване на социалния софтуер за бизнеса, в който са включени точките какво мога и какво не мога да поравя в социалната мрежа за бизнеса. Очевидно е, че не мога да се "дъжа" и пиша както "правя" във Facebook, например.

Какво мога да правя?
- да разказвам какво правя, с какво се занимавам, какво съм свършил, в кой проект участвам, на кой семинар съм в момента и пр. По този начин колегите все повече научават за нас, знаят с какво можем да им помогнем и лесно ни откриват. освен това така изграждаме личния си бранд.
- Когато попадна на нещо стойностно, да коментирам, да оценям, да споделям, да препращам с помощта на линк ипр. Така ценното съдържание, ще "отиде" при този, който има нужда от него.
- Да питаме и задаваме въпроси. да позволим колегите да ни помогнат в нещо, което не знаем.
- Да говорим за нещата, които се случват в компанията. Това включва - дискусии за партита, ваканиции, събития, кампании, важни моменти от живота на компанията и пр.
- Да създадем място за хумор, където в свободното си време дасе посмеем. Работата винаги върви по-добре, когато се върши с усмивка.


Какво да не правим?
- Да не сплетничим, клюкарстваме...
- Да не се хвалим
- Да не даваме необмислени коментари и такива, които не можем да подкрепим с доказателство

Добави в Svejo

Знаем ли как ефективно да работим с имейл?

Електронната поща, позната като имейл е инструментът, който от години насам променя начина на комуникация. От 1965, когато възниква, имейлът служи за обмяна на кратки официални и неофициални съобщения. С развитието на технологиите неговата употреба все повече се задълбочава и нараства. Имейлът започва да се използва не само като средство за изпращане на е-писма, а и за изпращане (споделяне) на цели документи, изпращане на кратки съобщения, препращане на информация и документи и други. В резултат на това пощенската кутия се превръща в място, където трудно откриваме информация, препълва се, налага се да я архивираме, а от тук работата се затруднява още повече. Можем ли да избегнем това? И можем ли да работим по-ефективно, като избягваме имейла като основно комуникационно средство?

Съществуват различни начини с помощта, на които можем да оптимизираме работата си с имейла, следствие на което да започнем да го използваме по предназначение. Единият от тях е, в максимална степен, да се възползваме от предимствата и възможностите на другите налични инструменти за съвместна работа. Разбира се, интеграцията между споменатите е задължителна, за да се постигне желания положителен резултат.

Първите три базови стъпки, към по-ефективна работа с имейла са насочени главно към това какъв тип информация изпращаме.

Имейлът като кратко съобщение. Имейлът е кратко официално съобщение, което изпращаме до един или повече хора. В голяма част от случаите имейлът носи стойност, т.е. носи някаква важна информация, която може да послужи като доказателство за свършена работа. В случаите, когато изпращаме кратки неофициални съобщения, на които искаме да получим отговор на момента, можем да използваме алтернативни начини на комуникация: напр. корпоративния чат. Последният дори ще ни „покаже” къде се намира колегата, дали е зает, дали може да отговори на момента. Дори към чат сесията, можем да добавим друг колега, чието мнение е важно. По този начин избягаме изпращането на ненужни имейли, а пощата е по-подредена.

Имейлът като инструмент за изпращане на прикачени файлове. В голяма част от случаите, в които изпращаме имейл, се налага да се изпращат/ препращат тежки прикачени файлове, които ненужно пълнят пощенската кутия. Как можем да избегнем това? Съществуват софтуерни решения за организиране и споделяне на ежедневна бизнес информация, които посредством конектори с корпоративния имейл, помагат за бързото и лесно управление на документи. Посредством линк всеки един от колегите има достъп до нужния документ. Последният може да бъде прегледан, редактиран или свален на собствения компютър без цялата тази информация да минава през пощенската кутия.

Имейлът като инструмент за проверка на текст. Когато работим в екип, се налага многократно да редактираме текст. В тези случаи препращането на последната версия към целия екип, освен, че внася смут, води до неяснота кой какво точно е редактирал и кога. Съвременните начини за редактиране и споделяне на съдържание познати като Уики (Wiki) дават нужната свобода и удобство за работа върху един документ от много хора. Уикитата са инструментите, които пазят историята на документа, „показват” актуалната версия и осигуряват достъп до съдържанието независимо от времето и мястото.

Тези и още много други случаи в работата си с имейл пощенската кутия можем да оптимизираме. Веднъж изпробвани, те неминуемо ще допринесат за по-ефективната работа в екипа, а от там на цялата организация. Първата крачка обаче към този път трябва да направи служителят. Той е този, който трябва да положи нужните усилия, да пречупи мисленето си и да избере най-краткия път към по-ефективната съвместна работа.


Из Lotus Review, бр. 5

Добави в Svejo

Collaboration Challenge

Ето трите най-често срещани предизвикателства пред успешната съвместна работа.

E2.0 Pros - "Reasons You May Find Collaboration Challenging" | E2.0 Pros

Добави в Svejo

Social SW for business

Ето и моята презентация от тазгодишната Lotusphere Comes to You. Темата е социалният софтуер за бизнеса и как той ни помага да решим най-често срещаните проблеми в организацията.

Advanced Collaboration

View more presentations from Lidia Vikulova.

Добави в Svejo

Защо списвам своя блог?

Инициативата "Защо списвам своя блог?" е интернет вирус статия, която всеки, който иска може да напише и след това да подкани следващи да пишат :).

Та така, видях името си в Markbit - блогът на Ива Атанасова :), а инициативата е започната от Marketingburkan.

За мен "своя блог" е силно казано, тъй като водя няколко блога (New Rules Marketing Book, Lotus Innovate, Effective Web 2.0 Collaboration), но все пак избрах този - за ефективната съвместна работа.

Защо пиша тук? - причината е само една - да се опитам да покажа и убедя хората, че винаги могат да работят по-ефективно и продуктивно в екип благодарение на новите софтуерни решения. Темите, които засягам са:
- Какво е съвместна работа?
- Как се работи в екип - collaboration? (но не работа в екип от гл. т. на HR, а от гл. т. на софтуерните решения за съвместна работа)
- Кои са инструментите, които ни помагат да работим заедно, как се свързваме, как управляваме информация и документи, как споделяме, как опазваме знанието?

Постулат в блога ми е: "Имейлът не е средство за съвместна работа"


Името на блога е посветено на темата за съвместната работа в един по-модерен свят - Web 2.0

Добави в Svejo

Доволни ли сте от Вашата платформа за съвместна работа?

Живеем във време, когато технологиите предоставят много и различни начини за индивидуална работа и работа в екип. Една част са безплатни, други платени. Последните можем да разделим на SaaS (софтуер като услуга) и on- premise (внедрени на собствен сървър). Разбира се, всяко едно от тях има своите предимства и възможности. Тук за организацията възниква въпроса - Задоволява ли текущата програма/и, платформа корпоративните нужди? Тези нужди могат да бъдат разгледани както от финансова гл. т., така и от гл. т. на продуктивността и администрацията.
Няма подробно да разглеждам тези въпроси, само ще поставя акценти.

Продуктивност:
Инструментите, с които работите помагат ли Ви да работите в екип или Ви "карат" да извършвате допълнителни дейности и следствие на това губите време?
Инструментите, с които работите удобни ли са работа- позволяват ли бърза и лесна работа? Интуитивни ли са?
Инструментите, с които работите на едно място ли се намират или са разпръснати?
Инструментите, с които работите интегрират ли се едно с друго или са независими?

Това са само малка част от въпросите, които можем да си зададем, за да разберем дали решението, което използваме работи в наша полза или ни създава допълнителна работа.


Администрация:
Администрацията на решението, което използвате е от същото значение както Продуктивността...., защото ако може бързо и лесно да се администрира/ ъпдейтва, това ще спести време и усилия на целия екип.
Тук част от въпросите са:
Колко време отнема администрацията на решението/ платформата?
Лесно ли ъпдейтвате стара към нова версия? Колко време и усилия Ви коства това?
Позволява ли текущото решение интеграция с друго или надграждане на текущите функционалности с нови?
Какви проблеми възникват при работата на решението, което използвате? Лесно ли се разрешават? Прекъсват ли работния процес на компанията?
Колко като време Ви струва работата по сървъра, новото желязо/ софтуер, което купувате, за да посрещнете нуждите на новата версия?

... и други


Финансови:
Тази част винаги е интересувала компанията и няма да спре да я интересува. Желанието на всички е към намаляване на текущите разходи по управление на текущата платформа за съвместна работа. Изчисленията винаги са най-ясния признак, който оценява колко струва решението на компанията. А ако сравним тези изчисления с други (на подобна система/ платформа) тогава ще видим дали сме на правия път. Най-добра представа дава TCO или цената на притежание.

Налага ли се при ъпгрейд да купувате нови версии на сървърните операционни системи или да добавяте допълнителен софтуер, за да можете да работите продуктивно?
Налага ли се да купувате допълнително hardware при ъпгрейд или за да увеличите дисковото си пространство? ……. Т.е. влагате ли още допълнителни средства?
Колко струва като време и пари поддръжката/ ъпгрейда на информационната среда, с която работите?


Това е! Както виждаме въпросите са прости, но в отговорите се крият доста ключови отговори.
Така че ако искате да разберете дали сте доволни от текущата си платформа за съвместна работа, намерете време и дайте отговори на горе поставените въпроси. :)

Добави в Svejo

Съвместна работа — Уикипедия

Съвместна работа — Уикипедия

Posted using ShareThis

Добави в Svejo