Кои са петте вида колаборация?

Колаборацията, сътрудничеството или работата в екип е акт на съвместна работа във връзка изпълнението на дадена дейност и постигането на резултати. Колаборация може да има във всяка една сфера на дейност и процеси, при които хората работят заедно. Изследванията и проучванията на процеса на колаборация стават все по-интензивни през последните години с развитието на софтуерните технологии. Дизайнери, мениджъри и учени от различни области се стараят да създадат по-използваеми и ефективни среди и методи за сътрудничество и да използват правилните канали на комуникация.

Предмет на настоящата статия е работата в екип в организацията и различните начини, по които тя може да бъде постигната.

Имейл колаборация: Имейлът е най-ниското ниво на работа в екип. Включва, както се подразбира, използването на имейл (CC, прикачени файлове, текстове), чат, SMS.

Работа в екип върху съдържание. Включва създаване и редактиране на информация. Този вид колаборация е най-ефективен, когато документите се съхраняват онлайн, могат да се достъпват независимо от времето и мястото, а инструментите за работа в екип да включват няколко канала: форум, коментар, работа с MS Office,

"Conversation Centric Collaboration". Този тип колаборация има за цел да генерира разговор около определена тема, като в същото време даде възможност да се включат неограничен брой хора независимо от мястото, на което се намират. Този вид работа в екип успешно "създава" "knowledge" база, а инструментите включват: блогове, уикита, чат и пр.

Работа в екип около процес. Всяка организация управлява дейността си с помощта на работни процеси. Колаборацията в този случай се изразява в това да се добавят инструменти, които да подпомагат работата в екип, а именно: дискусии, възможност за изпращане на файлове, линкове, създаване на екипни работни пространства и пр.

"Collaborative Management" е координацията и управлението на програми, проекти или процеси посредством т.нар. екипни работни пространства, екипни календари и "social" инструменти.

Добави в Svejo

Колко време губя в организирането на имейл пощенската кутия?

Не мога да повярвам, че някои хора се занимават в изследване колко време губят в изследвания на тема "Организиране на имейл пощенската кутия"! Не мога, защото живеем в модерни времена и разполагаме с нужните инструменти за по-ефективна работа в екип и комуникация. Разполагаме с нужните инструменти не за по-добро организиране на пощенската кутия, а за използване на по-добрите комуникационни канали. Разполагаме с инструменти като:

• корпоративен чат за размяна и изпращане на кратки съобщения;
• уики за работа в екип върху общо съдържание;
• инструменти за споделяне на файлове - без да има нужда да се препращат файлове по имела; общности от интереси, където може да се събира информация и ъдържание под различна форма, подчинени на една тема.

Добави в Svejo

Колкото повече, толкова повече

Колкото повече, толкова повече - всеки знае постулата на любимия герой Мечо Пух.
Така озаглавих поста си, защото колкото повече използвам social software for business, толкова повече ми харесва и толкова повече виждам с какво ми помага и организира мисленето и работата ми.
Тук идва мястото на едно друго твърдение, че докато не започнеш продуктивно да използваш какъвто и да е софтуер, дори и да е най-добрия и хваления, никога няма да го харесаш и откриеш положителното в него.

На няколко пъти съм писала за уикитата (wiki) и тяхното приложение и за това как ги изпозлвам в работата си. Да, трудно е да свикнеш с тях, имайки предвид, че си "закърмен" с до болка познатия Word, Excel,.... Аз приех уикитата с усмивка, тъй като ми беше писнало от Microsoft Word и неработещите ми шорткъти.
Една от пречките, които забелязвам в колегите е страха, че не работиш директно на компютъра си .... "Сега, като го запазя, ще остане ли? Няма ли да изгубя файла?.. Аааа по-лесно ми е да работя в Word... " Това е нормално.
Блоговете и Общностите! Няма по-добър начин да споделиш какво ти е в главата или полезната информация, която си прочел. Освен това самите Общности събират цялата информация, подчинена на една идея - то са файлове, блог постове, форум, задачки и дейности...

Блоговете се превръщат в особено полезен ресурс за клиентите (ако софтуера е отворен за посещение от външни лица) ... стига да го четат, разбира се! :))) А всичките инструменти се превръщат в "оръжие" посредством, което организацията може да управлява една Общност, подчинена на идеята "X".

Всичко това, за да върви както трябва, трябва да е подчинено на някакви правила и норми на поведение. Пожелателно е да се изгради политика на ползване както на вътрешната, така и на външната социална мрежа.

Добави в Svejo

Защо Wiki ще стане мой любим инструмент?

На няколко пъти в този блог съм писала за Уикитата (Wiki) и тяхното приложение в бизнеса. Основното в тях е че дават възможност за редакция онлайн и изпращане на нотификация до колеги, за да могат да се запознат със съдържанието, да поправят нещо, което сметнат за необходимо.
На няколко пъти съм използвала Уикитата, но предишната седмица ги използвах точно по предназначение, имам предвид, че предишния ми опит с Уикитата е свързан с тестове, а не реална работа. Така... след като инсталирахме Connections 2.5 освен всички удобни инструментчета, получихме достъп до Укитата.
Предстоеше подготовката на новия брой на Lotus Review. Реших този път статиите да ги подготвя в Уики страница.

Как работех преди Уики?
Създаване на Activity и задаване на задачи по задължения
Вписване на всяка статия в Word документ. Редакция и вписване на хиперлинкове в самия документ.
Качване на самия документ в активито
Изпращане на линк до човек, който трябва да одобри съдържанието и статиите.
Получаване на отговор с track changes. (освен от Управителя и от някои колеги - все пак всеки има идеи)
Напасване на версиите
Подаване на съдържанието за наливане в corel.

Как работя с Уики?
За прегледност пак правя Активити - да се знае кой какво има да свърши, задавам срокове
Правя страница в Уики по темата
Създавам подстраници с отделните статии
След като съм готова, изпращам линк до хората, които трябва да бъдат уведомени. Те поправят. Аз по подразбиране получавам нотификация за извършените промени.
Уикито позволява да видя всички промени, да ги сравня, да изтрия някоя промяна или директно да възстановя моята версия.

В какво ме улесни Wiki? Лесно създадох съдържание онлайн, още по-лесно го споделих и на момента, в който съдържанието е редактирано, получих известие. Не чаках! Не се занимавах с Word документи.

От сега нататък всеки документ/и, който трябва да "правя" заедно с екипа, ще минава през Уики. Без прикачени файлове и версии. :)))

Добави в Svejo

E-mail - how to use it and not to use it?

В днешно време имейлът е основното комуникационно средство в организациите. Използва се по различни поводи и причини - в една част, от които тази употреба носи стойност, а в друга, напротив - носи грубо казано загуба. Какви и кои са двата вида случаи?
Според мен ще бъде по-полезно да разгледаме случаите, в които имейлът не носи стойност. И то най-базовите случаи, в които можем да избегнем изпращането на имейл и които можем още от сега да променим.
Имейлът е Кратко съобщение - Официално, което изпращаме до един или повече хора. Важното в случая е думата официално! Да, и думата кратко има значение. Защо? Защото ако имейлът е неофициален и кратък, т.е. не носи стойност (т.е. не е официална кореспонденция и няма да послужи като някакво доказателство и пр.), защо да не го изпратим по корпоративния чат. Така човекът от другата страна дори ще реагира много по-бързо.
А какво правим с прикачените файлове? На ден такива празни имейли с прикачени файлове се изпращат с хиляди. Какво става? Не само личната поща, но и тази на колегата, но и сървъра се задръства с ненужни файлове, които ще се използват ЕДИН път. Защо да не оставам място за по-полезните неща? Има специални бази данни и софтуерни решения, които решават въпроса с управлението на файловете.
А какво ще кажете в случаите, когато използваме имейла за проверка на някакъв текст от колегата? Копираме и поставяме текста в имейла и пращаме, колегата проверява и всичко с начале. А ако колегата види имейла след два дни, а на нас ни трябва на момента? Отново имейлът не е средството, което би ни донесло най-висока стойност. Уикитата имат чудесно приложение в тези случаи, когато един текст трябва да бъде проверен от няколко хора за определено време. А как разбират, че сме име изпратили текст за проверка? Ами отново по имейла, ноооооо само с линк към съответната база.
Това са трите най-често срещани случаи, в които използваме имейла не по предназначение. Ако имате да добавите още някой, секцията коментари е по-долу.
Нека се опитаме да използваме имейла по предназначение. За другото има по-полезни инструменти.

Добави в Svejo

Защо списвам своя блог?

Инициативата "Защо списвам своя блог?" е интернет вирус статия, която всеки, който иска може да напише и след това да подкани следващи да пишат :).

Та така, видях името си в Markbit - блогът на Ива Атанасова :), а инициативата е започната от Marketingburkan.

За мен "своя блог" е силно казано, тъй като водя няколко блога (New Rules Marketing Book, Lotus Innovate, Effective Web 2.0 Collaboration), но все пак избрах този - за ефективната съвместна работа.

Защо пиша тук? - причината е само една - да се опитам да покажа и убедя хората, че винаги могат да работят по-ефективно и продуктивно в екип благодарение на новите софтуерни решения. Темите, които засягам са:
- Какво е съвместна работа?
- Как се работи в екип - collaboration? (но не работа в екип от гл. т. на HR, а от гл. т. на софтуерните решения за съвместна работа)
- Кои са инструментите, които ни помагат да работим заедно, как се свързваме, как управляваме информация и документи, как споделяме, как опазваме знанието?

Постулат в блога ми е: "Имейлът не е средство за съвместна работа"


Името на блога е посветено на темата за съвместната работа в един по-модерен свят - Web 2.0

Добави в Svejo

Доволни ли сте от Вашата платформа за съвместна работа?

Живеем във време, когато технологиите предоставят много и различни начини за индивидуална работа и работа в екип. Една част са безплатни, други платени. Последните можем да разделим на SaaS (софтуер като услуга) и on- premise (внедрени на собствен сървър). Разбира се, всяко едно от тях има своите предимства и възможности. Тук за организацията възниква въпроса - Задоволява ли текущата програма/и, платформа корпоративните нужди? Тези нужди могат да бъдат разгледани както от финансова гл. т., така и от гл. т. на продуктивността и администрацията.
Няма подробно да разглеждам тези въпроси, само ще поставя акценти.

Продуктивност:
Инструментите, с които работите помагат ли Ви да работите в екип или Ви "карат" да извършвате допълнителни дейности и следствие на това губите време?
Инструментите, с които работите удобни ли са работа- позволяват ли бърза и лесна работа? Интуитивни ли са?
Инструментите, с които работите на едно място ли се намират или са разпръснати?
Инструментите, с които работите интегрират ли се едно с друго или са независими?

Това са само малка част от въпросите, които можем да си зададем, за да разберем дали решението, което използваме работи в наша полза или ни създава допълнителна работа.


Администрация:
Администрацията на решението, което използвате е от същото значение както Продуктивността...., защото ако може бързо и лесно да се администрира/ ъпдейтва, това ще спести време и усилия на целия екип.
Тук част от въпросите са:
Колко време отнема администрацията на решението/ платформата?
Лесно ли ъпдейтвате стара към нова версия? Колко време и усилия Ви коства това?
Позволява ли текущото решение интеграция с друго или надграждане на текущите функционалности с нови?
Какви проблеми възникват при работата на решението, което използвате? Лесно ли се разрешават? Прекъсват ли работния процес на компанията?
Колко като време Ви струва работата по сървъра, новото желязо/ софтуер, което купувате, за да посрещнете нуждите на новата версия?

... и други


Финансови:
Тази част винаги е интересувала компанията и няма да спре да я интересува. Желанието на всички е към намаляване на текущите разходи по управление на текущата платформа за съвместна работа. Изчисленията винаги са най-ясния признак, който оценява колко струва решението на компанията. А ако сравним тези изчисления с други (на подобна система/ платформа) тогава ще видим дали сме на правия път. Най-добра представа дава TCO или цената на притежание.

Налага ли се при ъпгрейд да купувате нови версии на сървърните операционни системи или да добавяте допълнителен софтуер, за да можете да работите продуктивно?
Налага ли се да купувате допълнително hardware при ъпгрейд или за да увеличите дисковото си пространство? ……. Т.е. влагате ли още допълнителни средства?
Колко струва като време и пари поддръжката/ ъпгрейда на информационната среда, с която работите?


Това е! Както виждаме въпросите са прости, но в отговорите се крият доста ключови отговори.
Така че ако искате да разберете дали сте доволни от текущата си платформа за съвместна работа, намерете време и дайте отговори на горе поставените въпроси. :)

Добави в Svejo

Дали съзнанието ни може да работи в екип?

Все повече чуваме за съвместна работа, работа в екип,"collaboration" и т.н. Но знаем ли какъв е смисъла на
съвместната работа, можем ли наистина да го правим и какво всеки един от нас влага в думата "collaboration"?
За мен това са доста интересни въпроси, чиито отговори с удоволствие бих прочела - ако ги споделите.

Ето какво мисля:

Какво влагаме в думата "collaboration"?
Като за начало можем да научим значението на думата от речника или най-добре от wikipedia - процес на работа между два човека, които
имат пресечна точка в интересите си - обща цел.

А какво точно всеки един от нас разбира под Collaboration? и то Collaboration в работния процес? Отговорът на
този въпрос зависи от решенията, които използваме. За едни хора това е простият имейл, посредством, който се
разменят съобщения, файлове, управляват се задачи и пр. Всичко се държи в имейла, а папките в компютъра са
препълнени с инфо и "last, last, final" документи.
За други файловете стоят на файлов сървър, подредени в папки, по продукти, по дати и пр. Отново имейлът е
основно средство за комуникация и съвместна работа, защото на сървъра различните версии стоят под формата на
01, 02, final и пр.
На персоналните компютри всеки служител държи информацията за своите клиенти. Така, никой друг няма достъп до
информацията. Ако служителят е извън офиса и има запитване от същия този клиент, то колегите няма да могат да
видят историята на комуникацията, вече изпратените/ приети оферти или други.
За да избегнат това, компаниите стартират с познатите ни ERM, CRM, посредством които всеки от организацията
има достъп до нужната му информация. Всичко е споделено, ежедневната работа се следи от близо, файловете са
разпредели според предназначението си.

Съвместна работа има и в комуникациите.Инструментите тук са много - IM, споделяне на екрана, изпращане на
файлове, аудио и видео връзка. Има допълнителни инструменти, които допълват основната функционалност на
програмите за онлайн комуникация като - "screen capture", анотация/ whiteboard, провеждане на онлайн анкети,
дистанционен достъп и пр. Посредством всички горе изброени инструменти, служителите могат (стига да знаят как
и кога) да спестят доста от ценното си време.

И т.н ... други за да работят по-продуктивно заедно използват модерните решения за управление на документите,
социалния софтуер за бизнеса и пр.

Става ясно, че за всяка една компания collaboration означава различно нещо, но начинът, по който работим
заедно се отразява както на личностната продуктивност, така и върху екипната, а от там на цялата компания.

Можем ли реално (в практиката) да работим в екип, използвайки възможностите на софтуерните решения? Да, но само
след като се промени начина на мислене.
Всяка една компания е установила определен начин на работа. Нека като пример да вземем компания, която има
внедрени решения за съвместна работа или дори такава, която използва такива решения като напр. Google, iGoole.
За да използват всички решения за съвместна работа, служителите първо трябва да бъдат обучени, а след това
трябва да спазват установените правила на работа в компанията.
Всеки служител трябва чинно да записва всяка своя дейност, да кажем, в ERM-a, защото ако не го прави, смисълът
на ERM-а се губи. Същото важи и за другите видове collaboration инструменти.

Следва:
Таблица/ графика с free/ paid collaboration инструменти.

Добави в Svejo

My Collaboration Tools

Не е тайна, че работата ми е свързана с платформи за онлайн комуникация и съвместна работа. И тъй като работя в ИТ компания, постоянно пробваме, тестваме и внедряваме нови и нови неща, с които както ние, така и клиентите могат да работят по-умно, по-ефективно и продуктивно.

Както писах в предишния пост за Collaboration, ще разкажа какви инструменти за съвместна работа използвам, за да постигна по-добра комуникация и интерактивност в работата. Няма да споменавам имена!

Преди да започна искам да уточня едно много важно условие - за да започне човек да работи по новия начин, с нови инструменти трябва Желание и търпение. Резултатите не идват на момента, а с времето. Освен това инструментите за съвместна работа трябва да се използват от цялата компания.

Не съм си поставяла цели като Leo Babauta, но мисля, че е време - що се отнася до съвместната работа по документи.
Ще разделя collaboration инструментите на няколко вида:

Споделяне и управление на документи. Това обхваща създаване, публикуване, редакция, споделяне на документи както през уеб, така и посредством вътрешни за компанията програми. Какво е хубавото на този вид Document management инструменти?
Най-малкото, пощата няма да е препълнена с прикачени файлове, които са с имена: final, final-01, final-02 и пр.
Онлайн достъпът (в реално време) до document management програми ми дава сигурността, че версията, с която работя е Последната. В момента, в който изведа документа в режим редакция, той се заключва. Това е сигнал за другите в екипа, че аз работя по него. В момента, в който приключа работа по него, аз изпращам съобщение/нотификация до другите.
Всички важни продуктови брошури стоят на сигурно място в нета и така всеки от компанията има достъп до тях и могат да свалят каквото искат по всяко време и място.
Освен това мога да дам права на други хора извън компанията да виждат съдържание, да редактират и пр. Няма нужда да им изпращам файлове по пощата, а само линк!
Document Management програмата ми помага в задаването на задачи до екипа, с който работя, изпращане на напомняния, водене на екипен календар.
Допълнителни екстри към DM са: настройка на работното място според моите изисквания, интеграцията му с други програми, възможности за развитие на работното място с добавяне на уикита, уиджети, дискусионни форуми, блогове, незабавни съобщения.



Уикитата са най-лесният начин за съвместна работа по съдържанието на един документ. Представете си какво става ако ръководите екип продажби и всеки трябва да ви изпрати попълнена екселска таблица с актуални цени?! Какво? Получавате X на брой файлове в пощата си, които трябва да обработите... И губите 1 час в нагласяне на данните. А какво би станало ако всеки може да осъвремени данните в реално време и вие след това да отворите и видите крайния резултат? А единия час, например, да пиете кафе.


Следват:

Споделяне на работната среда, дистанционен достъп

Социална мрежа за бизнеса

Добави в Svejo

Те са Company as Wiki. А Вие?

Споделете какво мислите за WIKI!
Намирате ли инструмента за полезен за Вашата организация?


Пример за WIKI решение:

Възможности на TeamWIKI Place:

Добави в Svejo

From Corporate Intranet to Wiki

Ще дам пример с компанията Janssen-Cilang. Тя е бързо развиваща се фармацефтична организация в Австралия. Тя едно от подразделенията на Johnson & Johnson.

Компанията активно използва Корпоративния Интранет за организиране на дейността, но тъй като задълженията нарастват, нарастват и нуждите от допълнителни функционалности. В тази връзка в компанията се прави интервю сред служителите, чиито резултати са както следва:

* "Имаме нужда от доверено място, където да съхраняваме и управляваме корпоративната информация."
* "Всяка една операция/ действие трябва да е максимално улеснена."
* "Трябва да можем да работим."


Какви нужди ще задоволят Janssen-Cilang с внедряването на Wiki?

- Достъп до файлове посредстом уеб браузър.
- Лесно и бързо редактиране на текстовете.
- Изборно визуализиране на документите.
- По-лесна и организирана работа - служителите ще знаят какво и как да го направят.
- Организация и управляние на файловете. Пълна история на документите - създаване, редактиране, управление на версиите, споделяне на съдържание, задаване на политики за достъп и ползване и пр.









Още по темата:
Полезните Collaboration инструменти
Social Networking Corporate Intranet (SNCI) - One Step Ahead
Какви са видовете Collaboration инструменти?
Collaboration нужди
Wikis in plain English

Добави в Svejo

Полезните Collaboration инструменти

Продължавам темата за полезните Collaboration инструменти.
Този път ще разгледам wiki . Wikis са уеб инструментът, който позволява лесно и бързо създаване, редактиране, споделяне, сваляне и качване на съдържание. Вече не е нужно да се използва имейла - да се изпращат ненужни файлове, да се преработват, да се преименуват и да се връщат на подателя.
В случая съм избрала wikispaces.com.

С негова помощ потребителят може да създава съдържание, да кани хора, с които иска да споделя това съдържание, да качва готови материали и др. Освен това могат да се задават политики на ползване, нотификации, да се избират темплейти, да се импортват блог постове... а ако разцъкате програмката ще откриете и други функцийки.

Добави в Svejo

Ефективна съвместна работа на квадрат (2)

Малко поизбързвам, но не мога да не споделя с Вас едно видео: видео, което показва възможностите на една платформа, възможности, които се разпростират в дълбините на съвместната работа както между служители, така и между клиенти и партньори.
Това SOA решение интегрира в себе си комуникациите в реално време и познатия ни "social networking". (но възможностите не се разпростират само до това)

Освен това всеки потребител на уеб сайта може да си го настрои в зависимост от предпочитанията и нуждите си.

Добави в Svejo

Корпоративният интранет

Intranet- ът или вътрешната корпоративна мрежа, за който стана дума предишния пост, е мястото, където където служителите получават и подават нужната за организацията и работата информация. Това какво да съдържа един Intranet е въпрос на личен избор, но в повечето случаи Intranet-ът е комбинация от:
* място за работа;
* място за отдела човешки ресурси;
* т.нар. social или социално място;
* корпоративно място.

Всяко едно от изброените има свята цел:
* Мястото за работа - това може да е среда за управление на документи - т.нар. document management система, среда за управление отделни бизнес процеси и пр.
* Корпоративното място събира заповеди, процедури, бланки и пр. Тук всеки новопостъпил би могъл да направи бърза справка за това как работят служителите в новата компания.
* Intranet-ът може да интегрира в себе си система за Отпуски, HR база.
* Социалното място или там, където се изказва лично мнение или текат дискусии обединява секции кат осъобщения, дискусии, новини, бюлетин и пр.

За да подкрепя казаното ще визуализирам Корпоративния Интранет, който използваме в компанията, в която работя.



В частта HR имаме интегрирана връзка към уеб базирана система за отпуски:



А от Support Line служителите имат бърз достъп до системата за следене изпълнението на запитвания от клиенти (поддръжка).



Обобщение: Corporate Intranet-ът трябва да служи на целите на организацията, да е достъпен по всяко едно време и място, да осигурява най-нужната информация (за бърза справка) и да интегрира всички полезни линкове.
Още примери от практиката можете да прочетете тук.

Следва:
Intranet примери от големите компании.
Нещо повече от Corporate Intranet - social networking for business.

Добави в Svejo

Да помогнем на себе си и икономиката с по-умна работа

Наскоро попаднах на една статия от CIO,където както и на други места, пише за по-умната работа, по-ефективна и т.н. Да, разбира се, статията е написана от General Manager на Lotus Software.

Много пъти сме писали по Lotus блоговете за възможностите, които дава Lotus software - съвместна работа и комуникации... за това, че имейла е вече отживелица и се използва само за размяна на информация. Жалкото е, че повечето хора, служители все още го използват като основен инструмент при комуникацията. А докато той се използва по този начин няма как да се премине на следващата стъпка.
Да, говорим за онлайн комуникации, обединение на комуникационните канали, но... хората, които възприемат новото (да не използвам думата иновативно) са малко.
След тази онлайн комуникации идва мястото на мобилността - това е най-доброто от всичко!Няма ли да е добре ако можете независимо от мястото си да комуникирате и свършите задачите за деня?:)

Знанието. То се трупа в нас и ако не го споделим... има ли смисъл от него? - следващата стъпка - social networking за бизнеса. Това, признавам си, е още по-трудната стъпка за компаниите.

Ако компанията няма достатъчно средства - SaaS е решението, което ще осигури пълния пакет от нужни услуги.

Най-накрая, за да сме още по-умни в работата си - SOA & mashups - специално настроена система за бизнеса, която управлява ежедневните процеси. За нея има доста какво да пише...

Добави в Svejo

Wikis in plain English

Добави в Svejo