В днешно време имейлът е основното комуникационно средство в организациите. Използва се по различни поводи и причини - в една част, от които тази употреба носи стойност, а в друга, напротив - носи грубо казано загуба. Какви и кои са двата вида случаи?
Според мен ще бъде по-полезно да разгледаме случаите, в които имейлът не носи стойност. И то най-базовите случаи, в които можем да избегнем изпращането на имейл и които можем още от сега да променим.
Имейлът е Кратко съобщение - Официално, което изпращаме до един или повече хора. Важното в случая е думата официално! Да, и думата кратко има значение. Защо? Защото ако имейлът е неофициален и кратък, т.е. не носи стойност (т.е. не е официална кореспонденция и няма да послужи като някакво доказателство и пр.), защо да не го изпратим по корпоративния чат. Така човекът от другата страна дори ще реагира много по-бързо.
А какво правим с прикачените файлове? На ден такива празни имейли с прикачени файлове се изпращат с хиляди. Какво става? Не само личната поща, но и тази на колегата, но и сървъра се задръства с ненужни файлове, които ще се използват ЕДИН път. Защо да не оставам място за по-полезните неща? Има специални бази данни и софтуерни решения, които решават въпроса с управлението на файловете.
А какво ще кажете в случаите, когато използваме имейла за проверка на някакъв текст от колегата? Копираме и поставяме текста в имейла и пращаме, колегата проверява и всичко с начале. А ако колегата види имейла след два дни, а на нас ни трябва на момента? Отново имейлът не е средството, което би ни донесло най-висока стойност. Уикитата имат чудесно приложение в тези случаи, когато един текст трябва да бъде проверен от няколко хора за определено време. А как разбират, че сме име изпратили текст за проверка? Ами отново по имейла, ноооооо само с линк към съответната база.
Това са трите най-често срещани случаи, в които използваме имейла не по предназначение. Ако имате да добавите още някой, секцията коментари е по-долу.
Нека се опитаме да използваме имейла по предназначение. За другото има по-полезни инструменти.
2 коментара:
Предизвикателството да промениш навиците на потребителите е обикновено непосилно.
Как да или как да не използваме мейл-а е интересна тема, но не и за обикновения потребител. За него е все тая, дори и да пробва 10 пъти да изпрати 10 ГБ файл и единствения резултат да е, че надвишава лимита (но кой ли ги чете тези съобщения)
Трансформацията е възможна само чрез еволюция на мейл клиента. Пробвай например да пратиш файл, който си качила в quickr или connections - само линкове праща - даже е досадно, ако искаш да пратиш всичко, си е играчка.
Стъпка по стъпка и еволюцията ще си вземе своето, но си трябва търпение.
Напоследък след редицата обаждания, които провеждам стигнах до заключението, че мениджърите чакат да стигнат дъното, т.е. да не могат вече адекватно да управляват с традиционните инструменти (загубват следата на информацията) и чак тогава започват да мислят за нещо друго.
Т.е. за мен трансформацията заочва едва, когато започва да ги "боли", а не преди това...., което е ужасно.
Публикуване на коментар