Как да оптимизиране разходите за телефон?

Оптимизиране разходите за телефон посредством изграждане на интегрирана инфраструктура за обединени комуникации

Осигуряването на бърз и лесен достъп до нужния човек и експертиза и оптимизиране голяма част от перата в графа разходи са главният фокус на решенията за комуникация и съвместна работа в реално време. Последните обединяват и интегрират в едно различните и разпръснати канали за осъществяване на връзка между служители, клиенти и партньори. Възможността хората да комуникират по алтернативни начини, различни от традиционния телефон, спомагат както за оптимизиране работния процес на организацията, така и за съкращаване на разходите за телефон.
Реално погледнато съществуват различни възможности за оптимизиране на споменатия вид разходи - издаване на процедури, забрана на произволни разговори, преминаване към друг вид телефонна централа, внедряване и използване на друг вид комуникация в реално време, интеграция на наличната телефонна централа с решения за онлайн комуникация и други.
Първата съществена стъпка в процеса по съкращаване разходите за телефон е стартиране използването на алтернативни начини за комуникация в реално време. Такива софтуерни решения могат да бъдат - IM, различни по вид нотификации за присъствие, провеждане на аудио разговори и конферентна връзка с помощта на микрофона и колонките на компютъра, уеб срещи, аудио и видео IM (чат сесии).
Втората и по-съществена стъпка е интеграцията на наличната телефонна централа с решение за управление и пренасочване на телефонните разговори.

Как корпоративният IM, нотификациите, аудио и видео IM и уеб конференциите допринасят за съкращаване разходите за телефон?

Предизвикателство
Много са случаите, при които, когато се обаждаме на колега, той не е на работното си място. Търсим го на няколко места и не го намираме. А дори понякога трудно откриваме телефонния му номер.
Решение
Обединените комуникации позволяват обединението на всичките колеги (дори и партньори и клиенти) в един списък с контакти. Този списък предлага две много важни функции - нотификации за присъствие и местоположение. Статусът на колегата отсреща (онлайн , офлайн, зает, в среща и пр.) показва дали той е наличен за разговор или не, дали е удобно да разговаря или не. Така се избягват минимум до 3-4 обаждания на човек на ден. Ако колегата е със статус онлайн това е зелена светлина, че може да се разговаря с него - било то посредством IM сесия или ако е наложително аудио разговор.
IM е най-прекият и бърз начин за комуникация с другата страна. Посредством IM сесия могат да се обсъждат ключови теми с повече от един човек. Ако темата е с прекалено сложна материя за разискване, стартирането на аудио/ видео IM става с един клик на мишката.
Нотификациите за местоположение също елиминират ненужни обаждания. Т.нар. географска локализация позволява на всеки служител да зададе точното си местоположение и телефонен номер, на който отговаря.

Предизвикателство
Понякога служители стартират телефонно обаждане само, за да кажат на колегата си: "Изпратих ти имейл, моля провери си пощата?" или "Би ли дошли до стаята за срещи?" Как да избегнем подобни разговори?
Решение
Корпоративният IM е тази защитена среда, в която служителите могат да разменят текстови съобщения, да уточняват детайли по теми или да обсъждат възникнали въпроси. Освен това към текущата IM сесия могат да бъдат добавени още колеги. А тези, които не са успели да участват поради една или друга причина, могат впоследствие да прочетат чат историята и така да избегнат телефонно обаждане.

Предизвикателство
В голяма част от комуникацията си организацията контактува с външни хора. И тук в повечето от случаите се провеждат телефонни разговори, които обаче биха могли да се проведат в текстови вид.
Решението
Когато корпоративният IM клиент предлага възможности за връзка с други публични чат програми, връзката с колеги от външни организации се улеснява още повече. Отново IM е средата, в която се разменят съобщения, които след това могат да се прочетат от други или пък да служат като история на съвместната работа между организациите.

Предизвикателство
Като цяло в организацията се провеждат голям брой телефонни разговори. Съответно разходите са високи. как могат да се намалят тези обаждания?
Решението
Т. нар. "click-to-call", "click-to-conference" възможности или стартиране на аудио разговор/ конферентна връзка с едно кликване на мишката предполагат провеждане на гласов разговор с отсрещната страна без разход на допълнителни средства. Това е така тъй като в случая се използват колонките и микрофона на компютъра.
Решенията за онлайн комуникация предполагат добавянето на външни контрагенти към контакт листата, така създавайки предпоставка за пряк контакт и възможност за комуникация посредством различни канали.

Предизвикателство
Понякога работата налага провеждането на дълги телефонни разговори с цел работа върху един и същ документ, разясняване на важни теми и пр. Това поражда воденето на дълги телефонни разговори и в повечето случаи до грешки.
Решението
Провеждането на т.нар. срещи в реално време, съпроводени с аудио и видео възможности премахват нуждата от използване на стационарния телефон. Освен, че потребителят може да споделя работния си екран/ десктоп и да работи заедно с отсрещната страна върху един документ, той е свободен в комуникацията с отсрещната страна. Може да се избира между изпращането на текстови съобщения или използването на аудио връзка както и вече споменатите възможности за визуализация на приложения и файлове.

Предизвикателство
В работата си хората са в постоянно движение. Това в повечето случаи води до проблеми - или не може да се открие нужния човек или разходите за осъществяване на контакт с него нарастват значително. Загубата на време не е без значение.
Решението
Решенията на този проблем са два. В първия случай всички споменати до момента канали на комуникация могат да се "прехвърлят" на мобилното устройство. Така независимо от местоположението си всеки служител има пряка връзка с екипа и цялата организация. Отново нотификациите за присъствие показват на другите, че с конкретния човек може да се комуникира (текстово съобщение, имейл, аудио разговор) посредством мобилен телефон.
Второто решение е интеграция на наличната телефонна централа със софтуер за съвместна работа и комуникация в реално време. В този случай независимо от мястото и времето се осъществява нужния контакт. За това помагат заложените правила за обаждане и приемане на разговори, нотификациите за местоположение.

В резултат внедряването на решения за съвместна работа и комуникации, организацията прави първата крачка към намаляване разходите за осъществяване на връзка както с колегите си, така и с външни контрагенти. основата при тази първа крачка са нотификациите за присъствие и местоположение. От тях зависи правилното използване на различните канали за комуникация, а впоследствие и крайния резултат - разходите.

Добави в Svejo