My Collaboration Tools

Не е тайна, че работата ми е свързана с платформи за онлайн комуникация и съвместна работа. И тъй като работя в ИТ компания, постоянно пробваме, тестваме и внедряваме нови и нови неща, с които както ние, така и клиентите могат да работят по-умно, по-ефективно и продуктивно.

Както писах в предишния пост за Collaboration, ще разкажа какви инструменти за съвместна работа използвам, за да постигна по-добра комуникация и интерактивност в работата. Няма да споменавам имена!

Преди да започна искам да уточня едно много важно условие - за да започне човек да работи по новия начин, с нови инструменти трябва Желание и търпение. Резултатите не идват на момента, а с времето. Освен това инструментите за съвместна работа трябва да се използват от цялата компания.

Не съм си поставяла цели като Leo Babauta, но мисля, че е време - що се отнася до съвместната работа по документи.
Ще разделя collaboration инструментите на няколко вида:

Споделяне и управление на документи. Това обхваща създаване, публикуване, редакция, споделяне на документи както през уеб, така и посредством вътрешни за компанията програми. Какво е хубавото на този вид Document management инструменти?
Най-малкото, пощата няма да е препълнена с прикачени файлове, които са с имена: final, final-01, final-02 и пр.
Онлайн достъпът (в реално време) до document management програми ми дава сигурността, че версията, с която работя е Последната. В момента, в който изведа документа в режим редакция, той се заключва. Това е сигнал за другите в екипа, че аз работя по него. В момента, в който приключа работа по него, аз изпращам съобщение/нотификация до другите.
Всички важни продуктови брошури стоят на сигурно място в нета и така всеки от компанията има достъп до тях и могат да свалят каквото искат по всяко време и място.
Освен това мога да дам права на други хора извън компанията да виждат съдържание, да редактират и пр. Няма нужда да им изпращам файлове по пощата, а само линк!
Document Management програмата ми помага в задаването на задачи до екипа, с който работя, изпращане на напомняния, водене на екипен календар.
Допълнителни екстри към DM са: настройка на работното място според моите изисквания, интеграцията му с други програми, възможности за развитие на работното място с добавяне на уикита, уиджети, дискусионни форуми, блогове, незабавни съобщения.



Уикитата са най-лесният начин за съвместна работа по съдържанието на един документ. Представете си какво става ако ръководите екип продажби и всеки трябва да ви изпрати попълнена екселска таблица с актуални цени?! Какво? Получавате X на брой файлове в пощата си, които трябва да обработите... И губите 1 час в нагласяне на данните. А какво би станало ако всеки може да осъвремени данните в реално време и вие след това да отворите и видите крайния резултат? А единия час, например, да пиете кафе.


Следват:

Споделяне на работната среда, дистанционен достъп

Социална мрежа за бизнеса

Добави в Svejo